Contente
- Quem pode solicitar registros médicos
- Quais registros podem ser fornecidos
- Registros que seu provedor pode negar
- Como solicitar seus registros médicos
- Custo do serviço
- Para um médico que não está mais na prática
- Corrigindo Erros
- Uma palavra de Verywell
Historicamente, os registros médicos eram mantidos e mantidos pelo provedor de atenção primária. Nos últimos anos, surgiu uma tendência de pacientes assumindo a responsabilidade pelo armazenamento e manutenção de seus próprios registros médicos.
A menos que você esteja em um sistema de saúde que forneça acesso aos seus registros médicos eletrônicos (EMR), você precisará tomar medidas para solicitar cópias para si mesmo.
De acordo com o Ato de Portabilidade e Contabilidade do Seguro Saúde (HIPAA) de 1996, você tem o direito de obter cópias da maioria dos seus registros médicos, sejam eles mantidos eletronicamente ou em papel. Isso inclui notas médicas, resultados de exames médicos, relatórios de laboratório e informações de faturamento.
Quem pode solicitar registros médicos
Embora projetados para proteger sua privacidade, os regulamentos da HIPAA são tão extensos que muitos provedores ainda estão confusos sobre como aplicá-los. Isso às vezes pode dificultar a obtenção de seus registros, mesmo se você tiver todo o direito a eles.
De acordo com a HIPAA, você tem o direito de solicitar registros médicos nas seguintes circunstâncias:
- Você é o paciente ou pai ou responsável pelo paciente cujos registros estão sendo solicitados.
- Você é um cuidador ou advogado que obteve permissão por escrito do paciente. Em alguns casos, o provedor de serviços de saúde fornecerá a você um formulário de permissão que o paciente deve preencher.
Muitas pessoas presumem que apenas elas ou seus designados podem obter cópias de seus registros médicos. De acordo com a lei, existem outras pessoas ou organizações que também podem ter esse direito.
Isso não inclui apenas o seu médico de atenção primária, mas também entidades cobertas por terceiros, a quem você pode ter concedido, consciente ou inconscientemente, o direito ao assinar o formulário de registro ou ingestão do paciente. Isso não inclui apenas médicos, mas organizações como seguradoras, hospitais, laboratórios, lares de idosos, centros de reabilitação e provedores de cobrança.
Hoje, algumas pessoas estão até solicitando que suas informações médicas sejam compartilhadas com aplicativos móveis (como os que monitoram a saúde do coração ou diabetes). De acordo com o HIPAA, você tem o direito de solicitá-lo com o entendimento de que o médico que divulga as informações não é responsável por como o provedor de aplicativos móveis usa ou protege suas informações.
Para este fim, é do seu interesse ler qualquer registro médico ou documento de ingestão para entender completamente os direitos que você está concedendo e com quem suas informações podem ser compartilhadas.
Quais registros podem ser fornecidos
Embora você tenha direito à maioria dos seus registros médicos, alguns podem ser negados pelos profissionais de saúde. A idade de um determinado conjunto de registros também pode afetar a capacidade de obtê-los - a maioria dos provedores, incluindo médicos, hospitais e laboratórios, são obrigados a manter registros médicos de adultos por pelo menos seis anos, embora isso possa variar em cada estado.
O tempo durante o qual os registros das crianças são mantidos também é regulamentado. Dependendo do estado, os registros da criança devem ser mantidos de três a 10 anos além dos 18 ou 21 anos.
Entre os vários registros que você tem o direito de obter:
- Quaisquer notas ou registros que o próprio provedor criou
- Qualquer resultado de diagnóstico para o qual um provedor tenha cópias, incluindo exames de sangue, raios-X, mamografias, testes genéticos, biópsias, etc.
- Qualquer informação fornecida por outro médico que foi usada para estabelecer um diagnóstico e / ou tratamento direto
Se você está procurando exames laboratoriais específicos ou registros de internação hospitalar, geralmente é melhor solicitá-los ao laboratório ou hospital, em vez de ao seu médico de atenção primária. Eles são provavelmente mais completos e podem até ser mantidos por um período mais longo do que um consultório médico particular.
Registros que seu provedor pode negar
Existem registros aos quais você pode ter acesso negado. Estes envolvem principalmente registros de saúde mental para os quais as notas do provedor podem ser consideradas "impressões" em vez de diagnósticos. Argumentou-se que a divulgação desses registros pode prejudicar a relação médico-paciente ou ser mal interpretada quando tomada fora do contexto.
Com isso dito, um provedor não pode negar sua solicitação porque pode magoar seus sentimentos. Só pode ser negado se a divulgação das informações o obrigar a prejudicar a si mesmo ou a terceiros. Se negada, a negação deve ser fornecida a você por escrito.
De acordo com a lei, há alguns casos em que suas informações de saúde podem ser retidas, embora essas limitações estejam sujeitas a ampla interpretação. Isso inclui:
- Notas de psicoterapia; Estas são anotações feitas pelo médico e podem não ser incluídas em seu registro médico
- Informações que foram compiladas para uso em uma ação judicial
Se achar que está sendo injustamente negado o acesso a registros médicos específicos, você pode registrar uma reclamação no Escritório de Direitos Civis (OCR) no Departamento de Saúde e Serviços Humanos. Você pode fazer o mesmo se sua confidencialidade médica for violada.
Se o OCR concordar que sua reclamação é justificada, ele instruirá o médico ou o centro de saúde a tomar medidas corretivas ou forçar um acordo se o dano real foi causado. A reclamação deve ser apresentada no prazo de 180 dias após a violação.
A lei também proíbe retaliação por parte da entidade coberta se uma reclamação for apresentada, como a rescisão de serviços ou um aumento no custo dos serviços.
O que fazer se você não tiver acesso ao registro médicoComo solicitar seus registros médicos
A maioria dos consultórios ou instalações pedirá que você preencha um formulário para solicitar seus registros médicos. Este formulário de solicitação geralmente pode ser coletado no escritório ou entregue por fax, serviço postal ou e-mail.
Se o escritório não tiver formulário, você pode escrever uma carta para fazer sua solicitação. Certifique-se de incluir:
- Seu nome
- Número da Segurança Social
- Data de nascimento
- Endereço e número de telefone
- Endereço de e-mail
- A lista de registros solicitados
- As datas de serviço
- Opção de entrega (fax, correio, e-mail, pessoalmente)
- Assinatura
Depois que a solicitação for feita, talvez você tenha que esperar um pouco antes que os registros sejam realmente recebidos. As leis estaduais variam, mas normalmente exigem a entrega em 30 a 60 dias. Certifique-se de manter uma cópia da solicitação original e entre em contato com o Departamento de Saúde do seu estado se você não receber os documentos após repetidas tentativas.
Custo do serviço
Esteja ciente de que você pode ter que pagar pelo custo de seus registros médicos se quiser que eles sejam entregues em papel, por fax ou por meio eletrônico. Embora o preço possa variar, deve ser razoável.
Além disso, você tem direito aos registros, mesmo que não tenha pago o médico ou a instituição pelo procedimento envolvido. Os registros não podem ser retidos por falta de pagamento, e você não pode ser cobrado uma taxa exorbitante para compensar o não pagamento de serviços. Se houver dívidas, o médico ou o estabelecimento podem buscar meios de cobrança, como ação legal ou serviço de cobrança de dívidas.
Custos para cópias de seus registros médicosPara um médico que não está mais na prática
Se o seu médico se aposentar ou não exercer a profissão, todos os registros médicos ainda devem ser mantidos de acordo com a lei. Isso vale mesmo se um médico morreu ou dissolve a prática sem uma venda.
De acordo com a lei, os registros médicos devem ser transferidos para outro provedor de cuidados de saúde que concorde em aceitar a responsabilidade. Se um provedor não puder ser encontrado, os registros podem ser arquivados em uma empresa de armazenamento comercial de boa reputação.
Da mesma forma, se o seu médico deixou o consultório, mas ele ainda está funcionando, seus registros devem ser mantidos pelos membros restantes. Se a prática foi vendida, a nova prática será responsável pela manutenção dos registros e será responsável se os registros forem perdidos ou maltratados.
Rastrear seus registros às vezes pode ser um desafio, especialmente se o consultório médico foi fechado sem detalhes de encaminhamento. Neste caso, há várias coisas que você pode fazer:
- Entre em contato com a sociedade médica local ou estadual. Muitas dessas organizações exigem registro anual; provavelmente, elas terão as informações de contato mais recentes.
- Fale com a sua seguradora de saúde. Se o médico ainda for um provedor aprovado, sua seguradora terá os detalhes de contato.
- Entre em contato com qualquer hospital onde seu médico tenha feito rondas. Os hospitais exigem que os médicos passem por um processo formal para obter privilégios hospitalares. Os departamentos de recursos humanos geralmente terão detalhes em arquivo.
Se tudo mais falhar, você pode precisar reconstruir seu arquivo entrando em contato com os vários laboratórios, hospitais ou especialistas que você usou. Suas seguradoras de saúde, antigas e atuais, podem fornecer os detalhes de quaisquer reivindicações feitas em seu nome.
Corrigindo Erros
Depois de obter uma cópia de seus registros médicos, analise-os cuidadosamente. Se você encontrar erros ou omissões, deverá corrigi-los imediatamente para garantir que não comprometam seus cuidados futuros.
A maioria dos provedores concordará em corrigir erros factuais ou rastrear relatórios que deveriam ter sido mantidos em seu arquivo.
No entanto, isso não se aplica a diferenças de opinião sobre as quais seu médico tem o direito de expressar uma opinião médica. Isso inclui notas sobre fatores que contribuem para uma doença (como alcoolismo ou HIV) que você prefere não ter em seus registros médicos. Alterar ou omitir os registros não seria apenas eticamente problemático, mas poderia sujeitar o médico a uma ação judicial.
Com isso dito, se você acredita que a recusa de uma correção é injusta ou coloca você em perigo, apresente uma reclamação ao OCR detalhando a disputa. Eles podem revisar as evidências e decidir se a correção é garantida.
Como corrigir erros em seus registros médicosUma palavra de Verywell
Saber o que está em seus registros médicos pode ser tão importante quanto consultar um médico. Se você tiver acesso ao seu prontuário eletrônico, certifique-se de revisá-lo após cada consulta ou consulta de assistência médica. Ele permite que você faça correções quando necessário e participe mais ativamente se e quando o tratamento médico for necessário.