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Durante inundações, incêndios, furacões, terremotos, emergências causadas pelo homem, ameaças ou mesmo eventos planejados, os hospitais devem responder de uma forma que atenda às necessidades dos pacientes, funcionários e visitantes. O Hospital Incident Command System (HICS) fornece uma estrutura na qual construir uma resposta rapidamente e dimensioná-la para se adequar à magnitude da situação. É importante porque gerenciar um incidente de grande escala não é algo que a maioria dos enfermeiros, médicos ou administradores fazem no dia a dia.O que é HICS?
O HICS é simplesmente uma abordagem padronizada para gerenciar incidentes complexos. Cada hospital que adota esse processo concorda em seguir princípios comuns e usar terminologia padronizada no caso de uma emergência ou evento em grande escala. Os princípios do HICS vêm do Incident Command System (ICS) desenvolvido para o gerenciamento de incêndios florestais na Califórnia na década de 1970. Os incêndios florestais usam recursos de muitas organizações diferentes, e essas pessoas não faziam todas as coisas da mesma maneira. O ICS padronizou a resposta a incêndios, o que tornou todos mais eficientes e seguros.
Mesmo dentro de um único hospital, cada departamento pode fazer as coisas de forma diferente. Assim como durante um incêndio florestal, o HICS permite que o hospital padronize sua abordagem a um evento globalmente, mesmo se cada departamento fizer as coisas à sua maneira durante as operações normais. No serviço de bombeiros, a adoção do ICS levou a uma grande padronização da estrutura de comando em departamentos de bombeiros individuais, o que também está começando a acontecer no setor hospitalar. Isso é bom; as pessoas entendem melhor os conceitos de HICS se os usarem o tempo todo.
O ICS existe desde os anos 1970. O HICS se tornou popular cerca de 20 anos depois, principalmente em áreas familiarizadas com incêndios florestais e confortáveis com o uso de ICS. Após os ataques de 11 de setembro, o governo federal implementou o Sistema Nacional de Gerenciamento de Incidentes (NIMS), que incorpora o ICS. Desde então, o HICS se tornou muito mais comum em todo o país e no mundo todo.
Os benefícios do HICS
O HICS tem cinco elementos principais que funcionam juntos e permitem que um hospital gerencie efetivamente um incidente:
- Desenvolva uma estrutura de comando que elimine a duplicação, possa ser escalada para se adequar às necessidades do incidente e siga um intervalo de controle razoável (incidentes maiores precisam de mais líderes)
- Integrar pessoas de diferentes partes do hospital e de agências externas na estrutura de comando
- Identificar necessidades e estabelecer objetivos para resolver o incidente
- Desenvolva estratégias para atingir os objetivos
- Fornecer apoio e orientação aos responsáveis pela realização dos objetivos (a resposta tática)
As melhores práticas para fazer o HICS funcionar começam com o planejamento. Alguém deve ser nomeado Gerente do Programa de Emergência para planejar e orientar o Plano de Operações de Emergência (EOP). Também deve haver um espaço no hospital dedicado para uso como Centro de Comando Hospitalar (HCC) no caso de um incidente que requeira uma resposta HICS. Idealmente, o HCC terá várias linhas telefônicas dedicadas e conectividade com a Internet. Em uma instalação moderna, o HCC deve ter redundâncias para garantir que possa continuar a operar mesmo se a instalação perder energia.
Amplitude de controle gerenciável
O HICS incentiva o uso de uma amplitude de controle gerenciável, o que significa que nenhuma pessoa deve ter muitos subordinados diretos. Normalmente, a recomendação é manter equipes de três a sete pessoas. Em outras palavras, se a tarefa pode ser realizada com cinco pessoas, um líder deve executá-la. Se a tarefa levar 14 pessoas, deve haver pelo menos duas equipes, cada uma com seu líder para dirigir o trabalho.
Este é um dos princípios mais importantes do ICS e do HICS. Durante as operações do dia-a-dia em quase qualquer empresa, os líderes costumam supervisionar equipes muito maiores do que sete pessoas. Isso funciona porque os trabalhadores e os membros da equipe são normalmente especialistas nas tarefas que executam rotineiramente. A supervisão nesta situação é limitada a circunstâncias extraordinárias e a maioria dos trabalhadores é capaz de completar tarefas sem a intervenção de um líder de equipe.
Um incidente de emergência ou evento especial é diferente. Esta é uma situação única em que as pessoas serão solicitadas a realizar tarefas que normalmente não fazem. Algumas tarefas podem ser semelhantes ao que eles fazem todos os dias, mas muitas vezes elas vêm com uma série de perguntas que precisam ser respondidas à medida que o incidente avança. É importante não sobrecarregar os líderes com equipes grandes e incontroláveis.
O HICS aborda a amplitude de controle por meio de uma estrutura de comando organizacional flexível. Por exemplo, se um vazamento de gás medicinal em uma única parte do hospital exigir que um departamento seja evacuado até que a manutenção possa desligá-lo, o hospital pode ativar o HICS com um Comandante de Incidente (veja abaixo) e alguns membros da equipe de comando para direcionar o departamento sobre como responder. Se o vazamento aumentar a ponto de haver vários departamentos sendo evacuados, agora o número de líderes aumentará a tal ponto que um Comandante de Incidentes não conseguirá acompanhar com eficácia tudo o que está acontecendo. Assim, o Comandante do Incidente pode nomear alguém como Chefe de Operações e outra pessoa como Chefe de Logística. Essas duas pessoas são então capazes de dirigir suas próprias equipes e responder ao incidente, liberando o Comandante do Incidente para tratar de outras coisas, como mensagens de informação pública e notificação de outros líderes do hospital.
Estrutura de Comando HICS
Um princípio básico do ICS é a cadeia de comando clara, que consiste no Comandante do Incidente e quatro seções: Operações, Planejamento, Logística e Finanças / Administração. Dependendo da complexidade do incidente, cada seção do HICS pode ser dividida em filiais, unidades e equipes, lideradas por diretores de filial, unidades ou líderes de equipe. O título de "gerente" é reservado para tarefas que podem cruzar várias outras divisões, como gerente de teste ou gerente de rastreamento de pacientes. No ICS tradicional, existem subdivisões adicionais que normalmente não são usadas no HICS.
Uma das maneiras pelas quais os líderes em HICS são identificados é usando coletes codificados por cores com seus títulos claramente visíveis. As cores associadas a cada seção estão incluídas abaixo.
Equipe de Comando do Incidente (Colete Branco)
O Incident Commander (IC) é responsável por tudo o que acontece quando ele ou ela é o responsável pelo incidente. O CI orientará e apoiará os quatro chefes de seção para definir objetivos e alcançá-los. Em caso de confusão ou desacordo, o Comandante do Incidente toma a decisão final. O IC pode ter funcionários adicionais, se necessário, como um oficial de informações públicas ou um oficial de segurança. O tamanho da equipe do Comandante do Incidente é determinado pelo tamanho e complexidade do incidente.
É provável que o comandante do incidente seja um administrador de hospital de alto escalão, como CEO, COO, Chief Medical Officer (CMO) ou Chief Nursing Officer (CNO). Alguns hospitais usarão o Gerenciador de Programa de Emergência, que provavelmente será a pessoa com o melhor conhecimento prático de HICS. Uma vez que os incidentes acontecem a qualquer hora, dia ou noite, também é bastante razoável supor que um supervisor de enfermagem ou um administrador de plantão possa precisar preencher a função até que um administrador de nível superior possa chegar lá.
Em muitos casos, haverá várias pessoas com responsabilidade pela resposta geral a um incidente (incêndios, violência ou desastres naturais, por exemplo). Nestes casos, os representantes de cada agência com responsabilidade pelo incidente irão colaborar no que é conhecido como Comando Unificado. Deste grupo de Comando Unificado, alguém será designado para atuar como Comandante do Incidente.
Equipe da seção de operações (coletes vermelhos)
A Seção de Operações é onde a maior parte do trabalho é realizada. Todas as decisões táticas para atingir os objetivos do incidente são feitas pelo Chefe da Seção de Operações (Chefe de Operações), que se reporta ao Comandante do Incidente. Esta posição requer um alto grau de conhecimento técnico em operações hospitalares e, portanto, fará parte do mesmo grupo de candidatos que o Comandante do Incidente. Lembra daquele supervisor de enfermagem que tinha que ser o Comandante do Incidente quando o incidente começou às 3:00 da manhã? Ela é a melhor pessoa para o cargo de Chefe de Operações assim que o CEO aparece para assumir como IC.
A maioria das ramificações e unidades adicionais aparecerão na Seção de Operações conforme um incidente aumenta e se torna mais complexo. é muito importante para o chefe de operações usar ramificações para manter uma amplitude de controle gerenciável.
- O Diretor da Filial de Assistência Médica se reportará ao Chefe de Operações e supervisionará todos os aspectos do atendimento ao paciente. Sob o Diretor da Filial de Assistência Médica, poderia haver um Líder da Unidade de Pacientes Internos, um Líder da Unidade Ambulatorial, um Líder da Unidade de Assistência a Vítimas, um Líder da Unidade de Saúde Comportamental, um Líder da Unidade de Apoio Clínico e um Líder da Unidade de Registro de Pacientes.
- O Diretor de Filial de Infraestrutura é responsável pela instalação. Na maioria dos hospitais, essa seria a equipe de manutenção. Sob o Diretor da Filial de Infraestrutura, pode haver um Líder da Unidade de Energia / Iluminação, um Líder da Unidade de Água / Esgoto, um Líder da Unidade HVAC, um Líder da Unidade Prédio / Terreno ou um Líder da Unidade de Gases Médicos.
- O Diretor da Filial de Segurança é bastante autoexplicativo e poderia supervisionar um Líder de Unidade de Controle de Acesso, um Líder de Unidade de Controle de Multidão, um Líder de Unidade de Controle de Tráfego, um Líder de Unidade de Busca e um Líder de Unidade de Polícia.
- O Diretor da Filial de HazMat é responsável por qualquer descontaminação de pacientes ou instalações e por responder a quaisquer derramamentos. As unidades sob a Filial de Materiais Perigosos incluem Detecção e Monitoramento, Resposta a Derrames, Descontaminação de Vítimas e Descontaminação de Instalações / Equipamentos.
- O Business Continuity Branch Director é quem mantém os computadores funcionando. Geralmente é uma posição de liderança de TI. Sob a Filial de Continuidade de Negócios estariam os Sistemas de TI e Unidade de Aplicativos, a Unidade de Continuidade de Serviços e a Unidade de Gerenciamento de Registros.
- O Diretor da Seção de Assistência à Família do Paciente supervisiona duas funções vitais: a Unidade de Serviços Sociais e a Unidade de Reagrupamento Familiar. Dependendo do tipo de incidente, essas unidades serão duas das mais ocupadas. Embora pareça um pequeno ramo, pode ter o maior impacto na percepção do público de como um incidente foi tratado.
Seção de planejamento (coletes azuis)
O Chefe da Seção de Planejamento se reporta ao Comandante do Incidente e é responsável por rastrear o incidente e os recursos. O Chefe da Seção de Planejamento não planeja, mas é responsável por redigir o plano e coletar e disseminar informações. As pessoas que podem ser o Chefe da Seção de Planejamento incluem qualquer pessoa de cima, bem como um diretor de recursos humanos, supervisor de enfermagem ou diretor de instalações.
A Seção de Planejamento é muito menor do que a Seção de Operações com quatro unidades: Recursos, Situação, Documentação e Desmobilização. Em pequenos incidentes, o Chefe da Seção de Planejamento pode lidar sozinho com todas as responsabilidades desta seção.
Seção de logística (coletes amarelos)
O Chefe da Seção de Logística se reporta ao Comandante do Incidente e é responsável por obter todos os suprimentos, pessoal, equipamento e outros recursos necessários para realizar o trabalho. O Chefe de Logística pode ser o Diretor de Compras do hospital, um diretor de serviços de suporte, COO, diretor de instalações ou diretor de depósito. A Seção de Logística é a segunda em tamanho apenas para a Seção de Operações. Existem dois ramos:
- A Filial de Serviço se encarrega de manter todos falando e alimentados. O Diretor da Filial de Serviços supervisiona o Líder da Unidade de Comunicações, o Líder da Unidade de Serviços de Alimentos e o Líder da Unidade de Equipamentos de TI / SI.
- O Diretor da Filial de Suporte garante que o Chefe da Seção de Operações tenha tudo de que precisa. A Filial de Apoio tem até cinco unidades: Abastecimento, Reserva e Credenciamento de Mão de Obra, Saúde e Bem-estar do Funcionário, Transporte e Assistência à Família do Funcionário.
Seção de finanças / administração (coletes verdes)
Provavelmente não é uma coincidência que a equipe da Seção de Finanças use coletes verdes. O chefe da seção de finanças (também pode ser chamado de chefe da seção administrativa) controla os custos e processa os pagamentos. Se a Seção de Logística requisita algo, a Seção de Finanças adquire (compra). A Seção de Finanças tem aproximadamente o mesmo tamanho da Seção de Planejamento e, como seu irmão organizacional, o Chefe da Seção de Finanças pode agir sozinho no caso de incidentes menores. Bons candidatos para Chefe de Finanças são o Diretor Financeiro (CFO) ou outro executivo financeiro, diretor de serviços de negócios, Diretor de Informações (CIO), controlador / controlador ou VP administrativo do hospital.